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ERP系统环境下建筑企业内部控制策略分析

添加时间:2018-07-27 17:05 来源:未知 作者:优选论文网
  摘要:建筑企业竞争日趋激烈, 为不断提高建筑企业的管理水平, 增强建筑企业的竞争力, 运用信息技术加强内部控制, 建立以项目为主线的ERP管理系统, 促进内部控制流程与信息系统的有机结合, 以实现更加有效的内部控制, 提高经营效率和效果, 促进企业实现发展战略。文章就建筑企业在ERP系统环境下实施内部控制存在的风险, 如何将生产经营管理业务流程、关键控制点和处理规则嵌入到ERP系统, 实现对项目的科学化、规范化管理, 保证内部控制有效实施提出可行化的建议。
  
  关键词:ERP系统; 建筑企业; 内部控制; 研究;
  
  随着我国建筑工业化的不断推进, 未来的装配式建筑将成为中国建筑业发展的重要方向, 城镇化基础设施建设规模也在快速增长, 供给侧结构性改革持续发力, 建筑行业竞争日趋激烈, 运用信息技术加强内部控制, 对内部控制的设计与运行进行有效控制, 提高经营管理效率及效果, 促进建筑企业实现公司战略, 为中国建筑企业转型升级打下坚实的基础。
  
  一、ERP系统与企业内部控制的共同点
  
  ERP信息系统, 是指企业利用计算机和通信技术, 对内部控制进行集成、转化和提升所形成的信息化管理平台, 使用系统自动控制代替人工控制, 实现对业务和事项的自动控制, 对信息进行集成和共享, 提高业务处理效率, 为企业领导和各职能部门提供更好的服务, 为经营决策提供更准确的项目数据。信息系统内部控制包括一般控制和应用控制, 前者指对企业信息系统的开发、运行和维护控制, 后者指利用信息系统对业务处理实施的控制, 最终目的都是加强企业内部管理, 提高企业管理水平。
  
  二、ERP系统环境下建筑企业实施内部控制存在的风险
  
  1. 组织结构不合理、职责分工不明确
  
  建筑企业中有很多属于家族企业, 内部组织结构设置形式上很健全, 但没有充分发挥各职能部门应有作用, 对各部门间缺乏必要的沟通交流, 业务职责分工不明确, 岗位职责交叉重叠或存在薄弱环节, 出现问题不能分清主次责任, 或出现推诿扯皮现象。
  
  2. 信息化建设缺乏长远规划
  
  很多企业的信息化系统建设处在初级阶段, 应用系统一般以财务核算为中心, 涉及财务、供应链管理系统, 只是财务数据电子化, 存在业务数据信息滞后, 不能及时充分地反映企业的经营管理情况。缺少信息化的整体规划和建设方案, 无法满足业务扩张状态下对多项目的集中管理, 多级管理体制经常存在脱钩环节, 无法形成严谨的管理网络, 对企业决策支持数据不足, 特别是无法满足横向分析与绩效考核的需要。
  
  3. 内部控制制度体系缺乏系统性、完整性
  
  建筑企业“营改增”试点以来, 业务管理发生重大变革, 内部控制制度建设存在不规范、不完善的现象, 比如:某项采购业务出现重复报销时, 涉及采购发票、采购入库单等多张单据, 对于责任划分不明确, 不能准确判断是哪个环节、哪个部门的责任, 有时管理制度存在朝令夕改、业务执行部门有时都无法准确精准执行, 特别对一项业务缺乏一套系统、完整的内部管理制度。
  
  4. 企业资源无法准确、及时把控
  
  建筑企业信息化应用存在欠缺, 很多业务过于依赖业务人员, 企业资源掌握在个人手中, 有时仅凭个人经验做出决策会对企业造成损失, 或如有人员变动或调整, 会对业务开展失去控制。
  
  三、ERP系统环境下建筑企业有效实施内部控制的建议
  
  1. ERP系统公共平台选择符合企业发展战略
  
  建筑企业的工程项目建设的特点是投入资金大、周期长、可变因素多, 要求企业的管理者不仅要有风险意识, 更要有充分的应变能力及措施, 有完善的风险防范机制和应变系统, 以确保战略目标的实现。为实现公司经营战略目标, 需要自上而下确定目标, 制定措施, 确定制度, 组织实施和严格考核, 以保证经营资源的合理利用, 强化战略资源管理。ERP系统公共平台选择要结合企业实际, 对于集团型的企业比如要选择用友NC系列管理系统, 对于单体公司可选择用友U8或U9系列管理系统。建筑企业应以建筑项目管理系统为中心, 以成本管理为核心, 通过ERP系统实现对预算成本、目标成本、实际成本的有效控制。
  
  2. 基于ERP系统实施, 加强企业内部控制体系建设
  
  (1) 在EPR系统具体应用实施时, 一定要贯彻“急用先上, 易用先上”的原则, 比如:对财务、报表、供应链管理系统基础模块作为ERP系统公共平台要先上, 对人力资源管理、绩效考核管理、建筑项目管理中的成本 (人工费、材料费、机具费用) 、进度、质量、安全可分步实施应用, 一定要效能优先, 每实施一步都能看到具体的效能。在确定新上或升级ERP系统, 要对ERP系统的设计理念与产品功能进行研究, 确定是否符合企业实际管理需要, 对标准产品不能满足管理要求的, 最大程度的利用产品标准功能处理业务, 避免对产品深度开发对产品后续的升级及标准化拓展带来影响。例如:财务、供应链系统与大宗物料过磅系统进行结合应用, 通过开发系统数据接口, 实现业务数据的共享与传输;为更好地服务现有生产经营管理模式, 对建筑项目管理系统分包管理进行二次开发, 在二次开发过程中, 对实际分包管理业务进行充分调研, 充分利用产品标准功能, 以确保产品后续的升级, 在分包管理系统嵌入工程量计算书、行锁定、批锁定功能, 以更好地适应公司建筑业务管理需要。
  
  (2) 加强企业的内部控制组织的建设, 对企业治理结构、机构设置、权责分配进行调研分析时, 要符合内部控制的重要性、制衡性原则, 要形成相互制约、相互监督的机制, 同时要符合成本效益原则的要求, 兼顾企业的运营效率, 要从企业整体利益出发, 尽管某些控制会影响工作效率, 但可能会避免整个企业面临更大损失, 有时仍应实施相应控制。建筑企业应以项目为中心, 工程项目只有在实时掌握本项目的收入、成本的前提下, 才有可能及时发现项目管理中出现的问题, 找到风险源头, 分析原因, 制定纠偏措施, 合理安排项目的资源、资金, 才能有效地控制项目成本, 进而实现项目的整体管理目标, 最后的赢利才可预期, 否则, 就会造成秋后算账, 为时已晚的局面, 如果不能实现对项目的成本情况动态掌握, 很容易出现四处起火、四处救火的情况。例如:建筑企业的材料成本占总成本60%~70%, 对采购环节应进行严格控制, 采购业务过程中物资需求的计划权、采购价格的议价权、质量监督的质检权、采购入库的入库权、采购报销的结算权要做到五权分离互相协同, 对关键的控制点一定要做到不相容职务分离, 实现业务的追踪溯源;强化上下游业务的约束和控制, 减少人为因素, 强化基础管理, 统一编码的体系和标准;加强库存管理, 从管控角度, 合理规划库存计划, 提高标准件业务的零库存比例。
  
  (3) 通过软件实施顾问对建筑企业进行详细调研, 出具信息化项目业务需求报告, 经双方共同论证, 制定适合企业需要的具体业务解决方案。在基础数据准备阶段, 要认真做好编码规则、会计科目、客商档案、仓库档案、物料档案、项目信息的设置, 要做到科学合理、操作简便。对各类报表的格式设置、公式定义要符合所选会计准则要求。
  
  3. 基于ERP系统操作应用, 固化内部控制业务流程
  
  (1) 对ERP系统上线运行, 要做好各项准备工作, 培训业务操作和系统管理人员, 制定科学的上线计划和新旧系统转换方案。在试运行期间, 各部门各环节在应用过程中, 出现的业务问题进行记录汇总, 由软件实施顾问进行业务培训与答疑, 以更好地分析问题、解决问题, 同时对业务流程进行精进与优化, 对业务流程存在问题的及时进行调整, 对调整的业务流程及时地进行固化, 形成标准的业务操作流程, 以指导实际操作应用人员, 实现标准化管理。
  
  (2) 通过对重要业务环节设置控制节点, 对需要审批的业务设置审批流, 以推送的方式发送到审批人, 在手机APP终端就可完成相关审批业务, 由过去的人找事改变为事找人, 可大大提高工作效率。
  
  4. 基于ERP信息系统的建设, 完善内部控制管理制度
  
  (1) 在ERP信息系统的运行与维护期间, 要制定信息系统工作程序、信息系统管理制度、授权使用制度、用户管理制度、定期备份制度, 将信息化纳入绩效考评, 通过信息化绩效考核, 确保信息系统按照规定的程序、制度和操作规范持续稳定运行。
  
  (2) 企业应当利用防火墙、路由器等网络设备, 漏洞扫描、入侵检测等软件技术, 加强网络安全。
  
  5. 基于ERP信息系统的应用, 提高企业人员素质
  
  (1) 在ERP系统的实施与应用中, 通过信息化的搭建与培训, 实际上对广大员工如何进行管理进行了一次较为彻底的培训, 全面提高了企业管理人员素质, 培养了一批优秀的业务管理人才。
  
  (2) 企业文化是企业的生命之源, 是企业多年来总结的成功经验与成长经历, 是广大员工为人处事的规律, 通过智能化、信息化的建设, 为企业文化建设提供一个有效的平台, 将业务与文化结合建立标准化管理题库, 对不同层级的管理人员实现随机智能化考试, 与基本工资、绩效工资考核挂钩, 能让广大干部员工自动自发地学习、贯彻、执行、落实。
  
  四、结语
  
  建筑企业信息化建设是一个持续精进的过程, 通过ERP信息管理系统的推进应用, 把各部门的信息应用系统进行有效的集成, 打通业务部门的数据关系, 使业务的流转体现为数据的流转, 实现信息化与内部控制的有机融合, 对信息化成果进行提升, 建设企业各层次的分析系统, 对不同层次的管理者、决策者提供数据支持, 有效开展建筑行业管理模式的创新变革, 促进建筑企业实现发展战略。
  
  参考文献
  
  [1]王丽卓。ERP环境下企业内部会计控制体系研究[J].经管空间, 2016 (10) .  
  [2]申玉红。建筑企业内部控制问题研究[J].当代经济, 2016 (10) .  
  [3]王瑾。信息环境下建筑企业内部控制工作的强化[J].现代经济信息, 2014 (010) .
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